Cách nào để không bị lạc ?

Khi lần đầu tới một sân bay lạ, một nơi có không gian rộng lớn, nhờ đâu mà phần lớn chúng ta không bị "LẠC"? Bạn và tôi dễ dàng tìm được nơi mua vé, chỗ làm thủ tục, cửa vào, nơi hút thuốc hay đơn giản là tìm chỗ đi vệ sinh. Cảm giác dễ dàng như ở nơi quen thuộc đó có được là nhờ các chuyên gia thiết kế đã tạo ra hệ thống biển chỉ dẫn giúp cho những NGƯỜI LẠ dễ dàng tìm được nơi mình cần đến. Cũng như vậy, những nhân viên mới rất dễ bị LẠC trong môi trường làm việc mới, dù quy mô và không gian nhỏ hơn rất nhiều so với sân bay. Ngay cả những nhân viên đã làm việc lâu năm cũng vẫn bị lạc. Điều này nghe có vẻ điên rồ, nhưng đúng vậy. Họ chỉ như những đứa trẻ mới lớn, bị lạc trong một rừng câu hỏi: - Phạm vi công việc của em thế nào? - Khi nào bắt đầu và phải hoàn thành trong bao lâu? - Quy trình thực hiện công việc ra sao? - Cái gì được làm, cái gì không được làm? - Làm cái gì trước, cái gì sau? - Làm thế này là đúng hay sai? - Bước tiếp theo em phải làm gì? - Việc này em phối hợp với bộ phận nào, anh/chị nào? - Anh/chị đó nói rằng không phải việc của họ, không chịu phối hợp, em phải nhờ ai can thiệp? - Cần phải làm thế nào, đạt được gì để

được đánh giá là hoàn thành mục tiêu? …. Vân vân… và …vân vân.

Bản mô tả công việc và các Quy trình làm việc

Cấp quản lý thì phải nhẫn nại, kiên trì giải thích, hướng dẫn; còn nhân viên thì ra sức tìm hiểu, nỗ lực phấn đấu… để đến một thời điểm nào đó, cấp quản lý chấp nhận nhân viên của mình là biết việc, không còn là đứa trẻ bị lạc và cái gì cũng hỏi ngày nào. Những nỗ lực này tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc của cả hai phía (vì làm sai, phải làm lại). Công ty cũng thiệt hại vì hoạt động không “trơn tru”, thời gian bị kéo dài, thậm chí trễ hạn, ảnh hưởng tới hợp đồng và uy tín. Bạn có nghĩ tới một hệ thống chỉ dẫn như ở sân bay áp dụng cho doanh nghiệp của mình? Một hệ thống giúp cho tất cả nhân viên, kể cả cấp quản lý, dễ dàng hoàn thành các mục tiêu mong muốn? Một hệ thống tạo “dòng chảy doanh nghiệp” không có điểm tắc nghẽn, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc? Hệ thống mà ai cũng mong muốn đó chính là các Bản mô tả công việc và các Quy trình làm việc. Việc chuẩn hóa các chức danh cùng với các mô tả rõ ràng về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, từng chức danh và quy trình làm việc khoa học là giải pháp tối ưu giúp các CEO dễ dàng thực hiện: - Giao việc chi tiết, cụ thể, giúp nhân viên biết phải làm gì để đạt kỳ vọng của cấp quản lý. - Giúp cho nhân viên biết các bước thực hiện công việc theo định hướng của doanh nghiệp, không bị LẠC. - Gia tăng hiệu suất công việc và hiệu quả quản lý; tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc. - Kiểm soát, thúc đẩy và đánh giá hiệu quả công việc bằng hệ thống KPIs; giúp cho trả lương được chính xác, công bằng, tạo động lực làm việc. - Tạo dựng doanh nghiệp “chính quy, hiện đại”, có văn hóa và phát triển bền vững. Và rất….rất nhiều điều hữu ích khác. Để thực hiện, chúng ta có nhiều cách như: 1/ Thuê công ty tư vấn hoặc chuyên gia tư vấn khi doanh nghiệp không bị hạn hẹp về kinh phí. 2/ Nếu kinh phí hạn hẹp thì có thể tự tìm hiểu, nghiên cứu và triển khai. Tuy nhiên, sẽ mất nhiều thời gian và có thể không được như ý muốn. 3/ Sử dụng kinh nghiệm và kiến thức của những nhân viên giỏi sẵn có để triển khai theo phương pháp “vết dầu loang”. Cách này không quá tốn như cách 1 và cũng không quá lâu hay rủi ro như cách 2. 4/ Cử nhân viên đi học (học lý thuyết hoặc học thực tế từ doanh nghiệp khác) rồi về triển khai cho doanh nghiệp mình. …. Vân vân… và …vân vân. Theo anh, chị, cách nào phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.